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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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1. Introducción
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales AGENCIA VIRAL realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación y protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, aliados estratégicos, colaboradores y demás personas naturales con quienes tiene o ha tenido algún tipo de relación comercial, contractual o informativa.
AGENCIA VIRAL reconoce la importancia de proteger la información personal y se compromete a garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, de conformidad con la legislación vigente.
 
2. Marco normativo
La presente política se rige por las siguientes normas colombianas sobre protección de datos personales:

  • Ley 1581 de 2012 – Régimen general de protección de datos personales.

  • Decreto 1377 de 2013 – Reglamentación parcial de la Ley 1581.

  • Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

  • Ley 1266 de 2008 – Habeas Data financiero y crediticio.

  • Constitución Política de Colombia, artículo 15 – Derecho al habeas data.

  • Lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad nacional de protección de datos.

 
3. Responsable del tratamiento de datos
Razón social: VIRAL SAS
Nombre comercial: AGENCIA VIRAL
Dirección: Calle 13 #31-87  B/Camilo Torres
Ciudad: Puerto Asís, Putumayo
Correo electrónico: agencia.viral20@gmail.com
Teléfono: 3195728982
Sitio web: www.agenciaviral.co
AGENCIA VIRAL es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades comerciales.
 
4. Definiciones
Para efectos de esta política se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos.
 
5. Principios para el tratamiento de datos
AGENCIA VIRAL aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

  • Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la ley.

  • Finalidad: Los datos serán utilizados únicamente para fines legítimos relacionados con las actividades de la empresa.

  • Libertad: El tratamiento solo se realizará con autorización del titular.

  • Veracidad o calidad: La información será veraz, completa y actualizada.

  • Transparencia: El titular podrá conocer en cualquier momento la información sobre sus datos.

  • Acceso y circulación restringida: Los datos serán utilizados únicamente por personas autorizadas.

  • Seguridad: Se implementarán medidas técnicas y administrativas para proteger la información.

  • Confidencialidad: Toda persona que tenga acceso a datos personales deberá garantizar la reserva de la información.

 
6. Datos personales que recolectamos
AGENCIA VIRAL podrá recolectar y tratar los siguientes datos personales:

  • Nombre completo

  • Número de identificación

  • Número de teléfono o celular

  • Dirección

  • Correo electrónico

  • Información de contacto empresarial

  • Información relacionada con solicitudes de servicios

  • Datos asociados a proyectos contratados

  • Fotografías, videos o material audiovisual cuando aplique autorización de uso de imagen

 
7. Medios de recolección de datos
AGENCIA VIRAL recolecta datos personales a través de diferentes medios, entre ellos:

  • Formularios físicos o digitales

  • Formatos de pedidos o solicitudes de servicio

  • Contacto directo con clientes

  • Página web de la empresa

  • Redes sociales

  • Plataformas de mensajería

  • Correos electrónicos

  • Sistemas internos de gestión de clientes

Adicionalmente, AGENCIA VIRAL podrá almacenar información de clientes en plataformas digitales utilizadas para la gestión comercial y operativa, tales como:

  • WhatsApp

  • Plataformas de gestión y automatización como Kyte

  • Herramientas internas de administración de clientes

La información almacenada en estas plataformas se utiliza únicamente para fines administrativos, comerciales y operativos internos de la empresa.
 
8. Finalidad del tratamiento de datos
Los datos personales recolectados por AGENCIA VIRAL serán utilizados para:

  • Gestionar solicitudes de servicios de marketing, diseño y publicidad.

  • Elaborar cotizaciones y propuestas comerciales.

  • Gestionar pedidos y órdenes de producción.

  • Realizar seguimiento a proyectos.

  • Comunicarse con clientes y proveedores.

  • Enviar información sobre servicios, novedades o actualizaciones de la empresa.

  • Gestionar procesos administrativos, contables y contractuales.

  • Cumplir obligaciones legales o contractuales.

  • Desarrollar material gráfico y audiovisual cuando el cliente haya autorizado el uso de imagen.

 
9. Autorización para el tratamiento de datos
La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante:

  • Firma de formatos físicos o digitales.

  • Aceptación de formularios en línea.

  • Autorización expresa por medios electrónicos.

  • Firma de órdenes o formatos de pedido.

En particular, cuando un cliente firma el formato de pedido o solicitud de servicio impreso de AGENCIA VIRAL, se entiende que autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a la presente política.
 
10. Uso de imagen y material audiovisual
Dado que AGENCIA VIRAL desarrolla actividades relacionadas con producción audiovisual, fotografía, publicidad y marketing, la empresa podrá solicitar autorización para el uso de imagen en los siguientes casos:

  • Fotografía

  • Video

  • Material audiovisual

  • Campañas publicitarias

  • Publicaciones en redes sociales

  • Portafolio de la empresa

Para ello la empresa cuenta con:

  • Formato de autorización de uso de imagen para adultos

  • Formato de autorización de uso de imagen para menores de edad

En el caso de menores de edad, la autorización deberá ser firmada por padres o representantes legales.
 
11. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.

  • Ser informados sobre el uso de sus datos.

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de los datos cuando sea procedente.

 
12. Procedimiento para consultas y reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada a:
Correo electrónico: agencia.viral20@gmail.com
Dirección: Calle 13 #31-87  B/Camilo Torres
La empresa dará respuesta a:

  • Consultas: máximo 10 días hábiles.

  • Reclamos: máximo 15 días hábiles.

 
13. Seguridad de la información
AGENCIA VIRAL implementa medidas administrativas, técnicas y organizativas para proteger la información personal contra:

  • Acceso no autorizado

  • Pérdida

  • Uso indebido

  • Alteración

  • Divulgación no autorizada

Los datos serán utilizados únicamente por personal autorizado.
 
14. Publicación de la Política
La presente política se encuentra disponible para consulta pública en:
Página web: https://www.agenciaviral.co/datospersonales


15. Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras AGENCIA VIRAL realice tratamiento de datos personales.
Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectadas y para cumplir con obligaciones legales.

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